GLS Vereinsmeister - die Vereinsverwaltung für Windows

GLS Vereinsmeister - die Vereinsverwaltung für Windows

Funktionen

Finden Sie einen Auszug der wichtigsten Programmfunktionen:

Für jeden Verein geeignet

Der Vereinsmeister gehört zu den leistungsstärksten Vereinsverwaltungen am Markt. Über 25 Jahre Erfahrung mit Tausenden von Vereinen sind in die Entwicklung eingeflossen. Trotzdem ist die Bedienung der Software - gerade auch für Einsteiger - besonders einfach und durchdacht.

Auch wenn in den Bildschirmfotos häufig Beispiele von Sportvereinen zu sehen sind, ist fast jede Art von Verein in unserem Kundenstamm vertreten:
Sportvereine mit einer oder mehreren Sparten, karitative und kirchliche Vereinigungen, Fördervereine, Obst- und Gartenbauvereine, Kultur- und Heimatvereine, Musikvereine, Schützenvereine, Feuerwehren, akademische Vereine, Tier- und Naturschutzvereine, Gewerbevereine, Selbsthilfevereine, Karnevalsvereine uvm.

Schneller ans Ziel kommen

Die Mitgliederverwaltung ist das zentrale Drehkreuz der Vereinsverwaltung. Umfassende Suchfunktionen, Datenfilter, Sortierungen, Selektionen und selbst definierbare Ansichten sorgen für Transparenz.

Leicht verständliche Komfortfunktionen (bspw. Massenänderung) machen die Mitgliederpflege einfacher. Export der Daten an Excel, Serienbriefe mit Word gehören zu einer modernen Anwendung einfach dazu.

Jedes Mitglied kann mehrere Beiträge haben, die zu unterschiedlichen Zeiten fällig werden. Hinzu kommen Familienbeiträge, Altersstaffeln, einmalige Sonderzahlungen, uvm. Flexibler geht's kaum.

Mehrere Wiedervorlagen pro Mitglied, Ehrungen, Funktionen, Mitgliedergruppen, eine abweichende Korrespondenzadresse - hier werden Sie nichts vermissen. Uns falls doch, dann erweitern Sie den Mitgliederstamm einfach um individuelle Datenfelder für Ihre Zwecke.

Besser kommunizieren

Die Zeiten von Telefonketten und Info-Postkarten sind lange vorbei. Senden Sie Ihre Korrespondenz jetzt zeitgemäß per Serien-Email.

Sparen Sie Porto, indem Sie Rechnungen, Mahnungen und Serienbriefe als PDF-Anhang schnell und einfach auf Knopfdruck an eine große Zahl von Mitgliedern schicken. Dabei wählen Sie die Empfänger aus Mitgliedergruppen, Sparten oder Kategorien aus.

Oben drauf kommt eine direkte Integration mit Microsoft Office oder SoftMaker. Mit dem integrierten grafischen Designer gestalten Sie Ihre Listen und Belege frei nach Ihren Wünschen. Und wenn Sie doch etwas per Post versenden, dann drucken Sie selbstverständlich auch die passenden Adressetiketten dazu aus.

Inventar

Mit der Inventarverwaltung haben Sie den Überblick über Ihre Geräte oder Ausrüstung. Sie können auch Zählerstände, Inspektionen oder Kosten erfassen. Mit der Verleih-Funktion sehen Sie, ob ein Mitglied einen Gegenstand ausgeliehen hat.

Sparten und Beiträge

Sie können beliebig viele Sparten/Abteilungen mit beliebig vielen Beitragsstufen oder Altersstaffeln erfassen. Jedes Mitglied kann beliebig vielen Sparten zugeordnet werden. Jeder Beitrag kann einen unterschiedlichen Abrechnungsbeginn oder Zahlungsrhythmus haben.

Vereinssoftware - Zahlungsverkehr

Einfacher Zahlungsverkehr

Mit dem integrierten Onlinebanking-Modul (FinTS/HBCI) erübrigt sich die Notwendigkeit einer zusätzlichen Onlinebanking-Software.

Senden Sie Ihre SEPA-Lastschriften einfach zur Bank und erstellen Sie Überweisungen und manuelle Lastschriften direkt aus der Software heraus. Ihre Kontoumsätze rufen Sie nicht nur bequem online ab, sondern können diese auf Wunsch auch direkt in der Buchhaltung buchen.

Dabei wird das FinTS-Protokoll (früher HBCI genannt) von rund 3500 Kreditinstituten in Deutschland unterstützt.

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Finanzbuchhaltung ohne Kopfzerbrechen

Eine zusätzliche Buchhaltungssoftware benötigen Sie nicht - und ein Buchhaltungs-Superheld müssen Sie dafür auch nicht sein. Die integrierte Fibu ist gleichermaßen leistungsstark wie auch einfach verständlich.

Zahlungsbuchungen, Splittbuchungen, Umbuchungen, Spendeneingänge und vieles mehr erstellen Sie einfach auf Knopfdruck - genau wie automatische Steuerbuchungen. Für die richtigen Auswertungen gibt es viele Journale, Saldenlisten, eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Kostenstellenrechnung mit Budgetplanung.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, wird er sich über die Datev-Schnittstelle besonders freuen.

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Buchhaltung für Vereine

Externe Adressen

Neben Mitgliedern können Sie noch andere Adressen verwalten: Trainer, Geschäftspartner, Lieferanten etc.

Diese Kontakte können auch importiert werden oder es können bspw. Serienbriefe mit Word geschrieben werden.

Gemeinsam mehr erreichen

Der Vereinsmeister bietet mehrere Möglichkeiten, Daten zwischen Anwendern auszutauschen: per verschlüsseltem Mail-Datenpaket oder per Synchronisation mit einer Cloud-Datenbank.

Alternativ gibt es noch die "Network-Edition" für den Mehrplatzbetrieb.

Vereinssoftware - Auswertungen

Bunter Durchblick

Der Vereinsmeister" hat bereits eine Vielzahl fertiger Listen und Auswertungen im Gepäck, die alle aus der täglichen Vereinspraxis stammen.

Neben Telefonlisten, Geburtstagslisten, Jubiläumsauswertungen, Spartenlisten und Beitragslisten gibt es Statistiken nach Alter, Status und Geschlecht sowie für Ein- und Austritte. Jede Liste kann zudem gefiltert oder sortiert werden.

Sollte Ihnen eine Liste nicht gefallen, dann ändern Sie diese mit dem integrierten grafischen Designer einfach nach Ihren Wünschen ab.

LSB Bestandsmeldung

Mit den Schnittstellen für die Bestandsmeldung an die Landessportbünde ist die Jahresmeldung eine Sache weniger Minuten. Einfach die Meldungsdatei im DoSB-, XML,- oder CSV-Format erstellen und online im Portal Ihres Sportbundes hochladen.

Mitgliederarchiv

Ausgetretene Mitglieder können wahlweise im Mitgliederarchiv hinterlegt werden. Tritt ein Mitglied irgendwann wieder ein, dann kann es mit einem Klick reaktiviert und wieder in den aktiven Bestand aufgenommen werden. Selbstverständlich gibt es auch Auswertungen über das Archiv.

Leistungsstarke Beitragsabrechnung

Die Beitragsabrechnung ermittelt den korrekten Beitrag anhand von Ein- und Austrittsdatum, Alter, Sparte, Zahlungszeitraum usw. ganz automatisch und fehlerfrei. Ein- und Austritte mitten im Jahr - auch bei einzelnen Sparten - berechnet der Vereinsmeister anteilig und monatsgenau.

Es können regelmäßige Zahlungen aber auch Einmalzahlungen wie Aufnahmegebühren oder Arbeitsstunden abgerechnet werden. SEPA-Sammellastschriften können bequem und direkt per Onlinebanking an die Bank gesendet werden oder als SEPA-XML Datei in ein anderes Zahlungsverkehrprogramm importiert werden.

Rechnungen drucken Sie entweder klassisch aus oder erstellen daraus Mails mit PDF-Anhang und sparen sich das Porto ganz einfach. Sie möchten wissen, wie sich die abgerechneten Beiträge anteilig auf die Sparten verteilen? Selbstverständlich gibt es die passende Auswertung dafür. Und wenn mal einer nicht zahlt: Rücklastschriften, Offene Posten und Mahnwesen gibt es natürlich auch.

Hierarchische Strukturen

Mitglieder sind typischerweise in Sparten, Gruppen oder Kategorien zusammengefasst. Die praxisgerechten Filter- und Selektionsfunktionen erlauben es, Mitglieder aus der hierarchischen Baumstruktur an beliebiger Stelle zu selektieren.

Mit den selektierten so Mitgliedern können dann Abrechnungen erstellt, Listen gedruckt, Mails versendet, Briefe geschrieben oder Massenänderungen durchgeführt werden. So können Sie sicher sein, dass Sie immer die richtige Auswahl an Mitgliedern in Bearbeitung haben.

Eine starke Sache!

Vereinsverwaltung - Mitgliederverwaltung

Benutzer und Rollen

In der Professional- und Network-Edition können Sie die Berechtigungen aller Anwender feingranular steuern.

Über das Rollenmodell können Sie entscheiden, welcher Benutzer welche Rollen einnimmt, welche Daten er sehen und bearbeiten darf, welche Programmteile er aufrufen darf und welche Mandanten er sehen darf. Ein Anwender kann dabei bspw. nur Leserechte haben, während andere Anwender ausschließlich Zugriff auf die Buchhaltung oder Mitgliederpflege erhalten. Auch Berechtigungen für Löschung oder Druck lassen sich getrennt steuern.

Das Änderungsprotokoll gibt auf Knopfdruck Auskunft darüber, welche Mitgliederdaten von welchem Anwender wann geändert wurden.

Wenn Sie die Prozesse für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Verein DSGVO-konform gestalten möchten, sind diese Funktionen ein wichtiger Baustein dafür.

Datenimport

Der Umstieg von einer anderen Anwendung sollte keinen Anwender vor eine unlösbare Aufgabe stellen oder gar von einer Ablösung seiner ungeliebten Altanwendung abhalten.

Wir liefern für eine Anzahl von Vereinsverwaltungen bereits fertige Importassistenten mit aus. Dazu gehören bspw. SPG-Verein, PC-VAB, GENO-Verein, GS-Verein, Winner oder Firma und Verein.

Fast jede andere Anwendung kann Daten im CSV-Format (Excel) als Export bereitstellen. Unser CSV-Import lässt wirklich keine Wünsche offen und kann mit fast jeder CSV-Struktur umgehen. Damit importieren Sie auch aus Lexware, Linear, MSA-Verein (Comramo), WISO oder Excel in wenigen Minuten Ihre Mitglieder, Bankverbindungen, Sparten, Beiträge, Familien und Gruppen.

Und wenn Sie ein ganz exotisches Datenformat haben - dann fragen Sie uns einfach!

Vereinsverwaltung - Listen und Auswertungen

Integrierter Designer

Jede druckbare Liste und das Layout jedes Beleges kann mit dem integrierten grafischen Designer nach Ihren Wünschen angepasst werden. Auch Vorlagen für die gängigen Adressetiketten sind direkt mit dabei.

Sie brauchen dabei nicht zu befürchten, dass Sie versehentlich die Original-Layouts überschreiben. Sie können jederzeit alles rückgängig machen und wieder auf die mitglieferten Original-Layouts zurücksetzen.

Mit dem Designer sind auch Diagramme und Kreuztabellen - per Assistenten geführt - leicht zu erstellen. Und mit der Echtdaten-Vorschau sehen Sie das Ergebnis schon während der Erstellung. Auch Datenexports in andere Formate - bspw. Excel, PDF - sind ganz einfach.

(Der grafische Designer ist Bestandteil der Professional- und Network-Edition)

Spendeneingänge

Für Spenden können Sie die Zuwendungsbestätigungen einzeln oder als Sammelbestätigung drucken. Dabei liefern wir die Vorlagen für die offiziellen Formulare gleich mit.

Spendeneingänge können auch automatisch aus abgerechneten Beiträgen erstellt werden. Sogar direkt aus den Kontoumsätzen können Spenden in einem Arbeitsgang in der Fibu gebucht und als Spendeneingang erfasst werden.

Terminkalender

Im Terminkalender erfassen Sie die Termine für sich selbst oder für den ganzen Verein. Dabei stehen verschiedene Tages, Wochen- oder Monatsansichten zur Auswahl.

Auch auf Geburtstage oder Wiedervorlagen werden Sie auf Wunsch beim Programmstart direkt hingewiesen.

Wenn das Programm nicht gestartet ist, kann Sie der VMinder als sparsamer Hintergrundprozess jederzeit an Termine erinnern.

Vereinsverwaltung - Datenbank

Relationale Datenbank

Schon die integrierte Datenbank des Vereinsmeisters ist in Einzelplatzumgebungen rasend schnell. Bei größeren Installationen und in Mehrplatzumgebungen haben Sie die Wahl einer leistungsfähigeren Datenbank.

Der Microsoft SQL-Server ist unter Windows de-facto Standard und millionenfach im Einsatz. In Mehrplatzumgebungen und auf Internet-Servern sind MySQL/MariaDB und PostgreSQL (beide wahlweise auch unter Linux) bekannte und leistungsfähige Alternativen.

Sie brauchen kein Datenbank-Administrator zu sein, um die genannten professionellen Datenbanken zu installieren. Der Vereinsmeister kümmert sich um die Einrichtung der Datenbank genauso automatisch wie um die Anpassung bei Updates.

(Nicht alle Datenbanktypen sind in allen Editionen nutzbar)

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Zusammen mehr erreichen

Niemand arbeitet gerne allein - das gilt erst recht im Verein.

Im Vereinsmeister gibt es mehrere Optionen der Zusammenarbeit. Teilen Sie Ihre Daten über die einfache Cloud-Synchronisation mit anderen Anwendern und verteilen Sie die Aufgaben in Ihrem Verein auf verschiedene Rollen.

Eine andere Alternative ist die Network-Edition, die einen Mehrplatzzugriff sowohl im lokalen Netz als auch auf einem eigenen Server im Internet ermöglichen kann. Selbstverständlich können Sie die Rechte der einzelnen Anwender DSGVO-konform steuern sowie Änderungen an personenbezogenen Daten protokollieren.

Vereinssoftware - Cloud

Sicherheit ist nicht optional

Der Programmcode des Vereinsmeisters ist digital sigiert. Dadurch wird er unanfällig gegen Manipulationen bspw. durch Viren und Trojaner. Sie können jederzeit sicher sein, das der Programmcode wirklich von uns kommt.

Bei der Cloud-Synchonisation und beim Onlinebanking wird die Übertragung selbstverständlich TLS-Verschlüsselt und erfüllt damit die aktuellen technischen Standards.

Immer auf den aktuellen Stand

Die SEPA-Formate aber auch die Übertragungsprotokolle im Onlinebanking ändern sich nahezu jedes Jahr. Hinzu kommen gesetzliche Änderungen wie die Zahlungsverkehrsrichtlinie PSD 2 oder die neue DSGVO. Somit sind Updates für jede Software unbedingt erforderlich.

Beim Vereinsmeister brauchen Sie sich um Updates viele Jahre lang keine Gedanken machen. Alle Updates innerhalb einer Hauptversion sind inklusive - ohne Jahresgebühren!

Einfach vielseitig

Wir bieten die neue Version des GLS Vereinsmeisters in mehreren Editionen an. Während die Standard-Edition eigentlich schon den gesamten Bedarf eines durchschnittlichen Vereins abdeckt, kommen Anwender mit höheren Ansprüchen mit der Professional-Edition voll auf ihre Kosten. Für den Mehrbenutzerbetrieb bieten wir außerdem eine Netzwerkversion an. Die Network-Edition kann bspw. auch auf Internetservern installiert werden.

Der GLS Vereinsmeister ist auch bei vielen Volks- und Raiffeisenbanken und Sparkassen als günstige Bankenlizenz verfügbar. Fragen Sie einfach bei Gelegenheit einmal bei Ihrer Bank nach!

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Lieferumfang

  • Installationsmedium (CD-Rom oder USB-Stick*)
  • Gedrucktes Handbuch (ca. 250 Seiten)
  • Aktivierungsschlüssel

Einfach erfahren

Mit über 25 Jahren Erfahrung kennen wir die gängigen Geschäftsprozesse in den meisten Vereinen sehr gut. In den Vereinsmeister V6 ist sehr viel dieser Erfahrung eingeflossen. Das Programm wurde speziell für Vereine entwickelt und ist keine zweckentfremdete Bürosoftware o.ä.
Sollten Sie einmal Wünsche hinsichtlich Änderungen oder Erweiterungen haben, sprechen Sie uns gerne an. Wünsche aus der Community werden von uns gesammelt und fließen in die Releaseplanung ein.

In guter Gesellschaft

In unserem Supportforum sind Tausende von Anwendern aktiv und helfen sich gegenseitig bei Fragen oder Problemen. Hier können Sie rund um die Uhr Ihre Fragen loswerden und erhalten zeitnah eine Antwort.

Weiterhin hilft Ihnen unser Mail-Support bei spezifischen Fragen gerne weiter. Alles kostenfrei und ohne jährliche Wartungsgebühren.

Referenzen

Anmerkungen und Fußnoten

Nicht alle hier genannten Funktionen sind in allen Editionen gleichermaßen verfügbar. In unserer Editionsübersicht finden Sie die für Ihren Verein passende Version.
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Programmfunktionen können ohne Ankündigung in nachfolgenden Updates geändert oder ersetzt werden.
Kostenfreie Updates gelten für die jeweils erworbene Hauptversion (also bspw. von V 6.0 bis V 6.9).

*) je nach Auswahl des Kunden im Shop. USB-Stick nur in Verbindung mit der Bestellung einer Vollversion, gegen Aufpreis und nur solange Vorrat reicht.