GLS Vereinsmeister - die Vereinsverwaltung für Windows

GLS Vereinsmeister - die Vereinsverwaltung für Windows

Vereinsverwaltung in der privaten Cloud

Kollaboration mit anderen Anwendern und Kontrolle über die eigenen Daten behalten.

Geteilte Arbeit ist halbe Arbeit

Der Vereinsmeister erlaubt - je nach Edition - mehrere Betriebsweisen: Einzelplatz auf einem PC, Einzelplatz mit Datensynchronisation zwischen mehreren Anwendenr und Mehrplatzbetrieb.

In der letztgenannten Variante kann ein Mehrplatzbetrieb in einer geschlossenen Umgebung (lokales Netzwerk, ohne Cloud) in einer Geschäftsstelle erfolgen oder aber auch die Möglichkeit einer verteilten Arbeitsweise (von zu Hause aus) bieten. In allen Fällen bleiben Sie "Herr Ihrer Daten", d.h. in einer privaten Cloud müssen Sie den Zugriff und die Verwaltung Ihrer Daten nicht an einen Fremdanbieter übertragen.

"One size fits all" ist den meisten Vereinen zu wenig und deckt selten den Bedarf jedes Anwenders. Daher gibt es für den Vereinsmeister gleich mehrere Betriebsarten. In den folgenden Beispielen zeigen wir Ihnen die am häufigsten vorkommenden Betriebsarten aller Editionen (mit oder ohne Cloud). Es sind aber durchaus noch weitere Varianten denkbar.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Variante für Ihren Verein optimal ist: fragen Sie uns einfach! Eine professionelle Beratung gehört selbstverständlich zu unserem Service.

Einzelplatz mit lokaler Datenbank

Vereinsverwaltung - private Cloud

Die einfachste Betriebsart ist eine Einzelplatzinstallation mit lokaler Datenbank (ohne Cloud). Diese Variante ist mit der Standard- und Professional-Edition möglich. Die Daten können in der integrierten Datenbankengine (Standard- oder Pro-Edition) liegen oder in einem lokal installierten Microsoft SQL-Server (nur Professional-Edition) verwaltet werden.

Einzelplatz mit Datensynchronisation zwischen mehreren Anwendern

Vereinsverwaltung - Cloud-Synchronisation

Ein Datenaustausch ist über eine Cloud-Synchronisation ohne viel Aufwand und mit sehr geringen Kosten umsetzbar.

Hierbei nehmen die Anwender verschiedene fachliche Rollen ein, die meistens ohnehin in jedem Verein vorhanden sind. Bspw. übernimmt ein Anwender die Mitgliederverwaltung, ein weiterer die Buchhaltung und ein dritter die Korrespondenz. Alle Anwender können in ihrer Rolle unabhängig voneinander arbeiten.

Jeder Anwender behält weiterhin eine lokale Datenbank im Einzelplatzbetrieb. Die Synchronisation der Änderungen jedes Anwenders wird über eine Cloud-Datenbank (MS SQL Azure) realisiert. Diese liegt DSGVO-konform in einem Rechenzentrum in Europa (Deutschland, Niederlande, Irland). Diese Betriebsart ist mit der Professional-Edition standardmäßig realisierbar.

Mehrplatzbetrieb in einer Geschäftsstelle (lokales Netzwerk)

Vereinsverwaltung - Mehrplatz im LAN

In Vereinen mit eigener Geschäftsstelle ist die Network-Edition in Verbindung mit einen Datenbankserver im lokalen Netzwerk (ohne Cloud) die Basis für einen Mehrplatzbetrieb mit theoretisch beliebig vielen Anwendern. Alle Anwender können mit der Network-Edition gleichzeitig und unabhängig voneinander arbeiten.

Der Vereinsmeister Client läuft auf den Arbeitzplatzrechnern, während die Datenhaltung ein Microsoft SQL-Server (Windows), MySQL/MariaDB (Linux/Windows) oder PostgreSQL (Linux/Windows) übernimmt. Dabei kann entweder ein eigener Server eingesetzt werden oder einer der Windows-Arbeitsplätze übernimmt gleichzeitig die Rolle des Datenbankservers. Wird ein MS SQL-Server gewählt, reicht die kostenfreie "Express"-Edition auch für größere Vereine locker aus und wird daher in diesem Szenario von uns ausdrücklich empfohlen. Optional kann auch hier ein Terminalserver (Windows, Citrix) genutzt werden.

Mehrplatzbetrieb in einer Geschäftsstelle mit Remote-Zugriff

Vereinsverwaltung - Mehrplatz mit Remote-Zugriff

Oftmals ist auch bei Vereinen mit eigener Geschäftsstelle ein Remote-Zugriff erwünscht.

Für die Arbeitsplatz-PC gelten dann die gleichen Bedingungen wie bei der vorgenannten Variante im regulären Mehrplatzbetrieb mit der Network-Edition in der Geschäftsstelle. Als Server wird hier ein Windows-Server eingesetzt oder (bei wenigen Anwender) ein dedizierter Windows-10-PC, der ausschließlich die Serverrolle übernimmt. Der sichere Remote-Zugriff über ein verschlüsseltes "virtuelles privates Netzwerk" (VPN) wird entweder über den Remote-Desktop des Windows-Servers oder ein Zusatzprodukt wie TerminalservicePlus bzw. VirtualUI (Zugriff per Browser) realisiert. Im Vereinsmeister sind die notwenigen Schnittstellen zu VirtualUI bereits integriert.

Eine Installation des Vereinsmeister-Clients auf den Endgeräten, die via Remote-Desktop (RDP) zugreifen, ist nicht erforderlich. Der RDP-Client ist bei Windows-PCs bereits vorinstalliert, steht aber auch für macOS (Apple) und viele Linux-Desktops zur Verfügung.

Verteilter Mehrplatzbetrieb mit einem Datenbankserver in der Cloud

Vereinsverwaltung - Mehrplatz Cloud-Datenbankserver

Bei Vereinen ohne eigene Geschäftsstelle, wo die Anwender verteilt bzw. von zu Hause aus gleichzeitig und unabhängig arbeiten sollen, ist ein Datenbankserver bei einem Hosting-Anbieter eine mögliche Lösung.

Kleine Linux-Server können - je nach Provider häufig schon für einstellige Monatsbeträge als virtuelle Maschinen gemietet werden und eignen sich sehr gut als Datenbankserver mit MySQL, MariaDB oder PostgreSQL. Auf den Windows-Endgeräten der Anwender wird dann neben dem Vereinsmeister-Client in der Network-Edition lediglich noch ein kleiner Datenbanktreiber installiert und zwischen allen Beteiligten und dem Server beim Provider ein sicheres VPN eingerichtet.
Wichtig: ein simples Shared-Hosting-Angebot, wo bspw. ein Webhosting-Paket eine geteilte Datenbank enhält, ist aus verschiedenen Gründen für diese Art des Betriebs nicht geeignet.

Da hier die Datenbankzugriffe gesichert über den VPN-Tunnel erfolgen, ist diese Betriebsart - je nach Internetbandbreite - natürlich etwas langsamer als eine lokale Datenbank oder ein Terminalserver. Trotzdem ist diese Betriebsart bei unseren Anwendern sehr beliebt.

Verteilter Mehrplatzbetrieb mit einem Terminalserver in der Cloud

Vereinsverwaltung - Mehrplatz Cloud-Terminalserver

Eine weitere, ebenfalls sehr beliebte Variante für einen verteilten Mehrplatzbetrieb mit der Network-Edition ist ein Terminalserver, welcher bei einem Hosting-Provider gemietet wird.

Der Zugriff auf einen Terminalserver ist entfernt vergleichbar mit einer Fernwartung (bspw. Teamviewer). Allerdings hat hierbei jeder Benutzer seine eigene, unabhängige Sitzung. Es werden keine Datenbankzugriffe über das Internet geleitet, sondern ledglich die Bildschirmausgaben und Tastatur- sowie Mauseingaben. Da hier nur sehr wenig Bandbreite erforderlich ist, eignet sich diese Art des Zugriffs bspw. auch für mobiles Arbeiten (bspw. LTE).

Hierfür ist entweder ein Windows-Server im Remote-Desktop-Betrieb erforderlich oder eine serverseitige Zusatzsoftware wie TerminalservicePlus bzw. VirtualUI (Zugriff per Browser, Beispiel siehe hier: VMeister im Browser). Eine solche Lösung ermöglicht i.d.R. auch Remote-Drucken ohne spezielle Treiber.

Eine Installation des Vereinsmeister-Clients auf den Endgeräten, die via Remote-Desktop (RDP) zugreifen, ist nicht erforderlich. Der RDP-Client ist bei Windows-PCs bereits vorinstalliert, steht aber auch für macOS (Apple) und viele Linux-Desktops zur Verfügung.

Dokumentenmanagement lokal oder in der Cloud

Nicht nur Ihre Mitgliederdaten, Abrechnungen usw. können in der privaten Cloud verwaltet werden. Auch unser DMS-Modul ist in der Lage, Dokumente und Belege in der Cloud abzulegen und diese allen Anwendern des Vereinsmeisters zugänglich zu machen.

Was ist eine "private Cloud"?

Bei den unterschiedlichen Cloud-Typen unterscheidet man zwischen öffenlicher (public) Cloud, privater Cloud und hybrider Cloud.

In einer öffenlichen Cloud geben Sie Ihre Daten an einen Cloud-Anbieter zur eigenständigen Verwaltung in der von ihm angebotenen Cloud-Software. Dort werden die Daten zusammen mit den Daten anderer Kunden gespeichert und verarbeitet. Der Cloud-Anbieter hat vollen Zugriff auf alle Inhalte. Um den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO zu genügen, ist ein sog. "Vertrag über Auftrags- verarbeitung" (AV) mit dem Anbieter notwendig. In der Regel müssen auch die Mitglieder zustimmen, dass ihre Daten an einen Drittanbieter weitergereicht werden.

Bei einer privaten Cloud ist der Verein selbst Betreiber der Cloud-Umgebung (auf eigenen oder gemieteten Rechnern). Nur die Administratoren und autorisierte Anwender des Vereins haben direkten Zugriff auf die gespeicherten Daten. Eine private Cloud kann mit dem GLS Vereinsmeister auf eine der o.g. Arten beschrieben werden.

Eine hybride Cloud ist eine Mischung aus beiden vorgenannten Varianten.

 

Anmerkungen und Fußnoten

Nicht alle hier genannten Funktionen sind in allen Editionen gleichermaßen verfügbar. Beachten Sie die o.g. Vergleichstabelle zu den Unterschieden.
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Programmfunktionen können ohne Ankündigung in nachfolgenden Updates geändert oder ersetzt werden.
Kostenfreie Updates gelten für die jeweils erworbene Hauptversion (also bspw. von V 6.0 bis V 6.9).

Einige der hier gezeigten Optionen erfordern kostenpflichtige Zusatzangebote von Drittanbietern.