GLS Vereinsmeister - die Vereinsverwaltung für Windows

GLS Vereinsmeister - die Vereinsverwaltung für Windows

Zusatzmodul: Dokumentenmanagement und CRM

Dokumente verwalten, verknüpfen und mit anderen Anwendern teilen.

Dokumentenmanagement und CRM

Das Zusatzmodul DMS und CRM erweitert den Vereinsmeister um die Leistungen eines professionellen DMS-Systems.

Dokumente können abgelegt, mit Indexmerkmalen versehen werden, mit Geschäftsobjekten (Mitgliedern, Kontakten, Buchungen, Inventar) verlinkt/verknüpft und komfortabel recherchiert werden. Weiterhin ist es möglich, Dokumente in einem Cloud-Speicher abzulegen (Azure Blobs, NextCloud, WebDAV) und mit anderen Anwendern zu teilen.

Dokumente indizieren

In der Regel werden Dokumente lediglich einmal abgelegt aber viele Male gesucht oder bearbeitet. Wird ein Dokument klassisch im Dateisystem abgelegt, können abgesehen vom Dateinamen und -typ kaum fachliche Informationen über Zweck und Inhalt des Dokumentes hinterlegt werden. Es ist somit kaum möglich, bspw. Rechnungen über ihre Rechnungs- nummer zu suchen oder Schriftverkehr von Mitgliedern zu einem bestimmten Thema zu finden.

Im DMS-Modul lassen sich Indexmerkmale für verschiedene Dokumentenarten frei definieren. Eine Dokumentenart "Eingangsrechnung" könnte Indexmerkmale wie Rechnungsnummer, Lieferant oder Fälligkeitsdatum besitzen. Schriftverkehr mit Mitgliedern kann einen Betreff (Eintritt, Beitragsänderung, Kündigung) haben.

Strukturierte Ablage

Neben den Indexmermalen wird jedes Dokument auch strukturiert abgelegt. Vergleichbar mit einem Filesystem gibt es Archive, Ordner und Unterordner. So findet sich jeder schnell zurecht.

Es sind beliebig viele Archive definierbar und jedes Archiv kann einen anderen Ablagepfad besitzen. So könnte ein Archiv auf der lokalen Festplatte liegen, ein Archiv auf einem Fileserver und ein weiteres Archiv auf einem Cloud-Speicher.

Auch die automatische Bildung eines Ablagepfades aus einem fachlichen Kontext heraus ist möglich, so dass ein Ablageziel vom Anwender nicht extra angegeben werden muss.

Vereinssoftware - Dokumentenarchiv

Berechtigungen

Archive können (vergleichbar mit einem Aktenschrank im Büro) mit einem Archivschlüssel versehen werden. Unterschiedliche Anwender können verschiedene Schlüssel besitzen. Auf diesem Weg können die Zugriffsberechtigungen unterschiedlicher Anwender auf die Dokumente ganz einfach und verständlich geregelt werden.

Schlüssel können auch verschiedene Rechte aufweisen, so dass zwischen einem Lese- und einem Schreibzugriff differenziert werden kann.

Referenzen und Verweise

Manchmal sollen Dokumente auch in verschiedene Ablageordner einsortiert werden. Als Beispiel könnte es einen Ordner für Eingangs- rechnungen eines bestimmten Jahres geben, gleichzeitig aber auch einen Ordner für jeden Lieferanten und einen weiteren Ordner für die Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden.

Durch Referenzen können Verweise auf Dokumente in einen unterschiedlichen Kontext gebracht werden, ohne dass ein Dokument mehrfach physikalisch im Archiv vorhanden sein muss.

Vereinssoftware - Zahlungsverkehr

Verknüpfungen mit Geschäftsobjekten

Durch Verknüpfungen mit Geschäftsobjekten wie Mitgliedern, Kontakten, Buchungen oder Inventar ist eine Einordnung in einen fachlichen Kontext sehr einfach möglich.

Eine Verknüpfung ist sowohl im Dokumentenarchiv als auch bspw. im Mitgliederstamm oder in der Buchhaltung sofort sichtbar. Um ein Dokument abzulegen und zu verknüpfen muss der Programmbereich nicht verlassen werden. So können bspw. eingescannte Belege direkt bei der Buchung abgelegt und verknüpft werden oder Schriftverkehr mit Mitgliedern kann direkt im Mitgliederstamm dem entsprechenden Mitglied zugewiesen werden.

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Indextypen und SmartLinks

Durch Angabe eines Datentyps (Zeichen, Datum, Zahl, Ja/Nein) für Indexfelder ist eine zielgerichtete Recherche möglich. Dadurch kann in einem bestimmten Datumsbereich (von-bis) gesucht werden oder auch nur ein Teil einer Zeichenkette.

Smartlinks sind eine besondere Form eines Indexfeldes, das sowohl die Suche nach einem bestimmten Geschäftsobjekt (bspw. nach dem Namen eines Mitglieds) erlaubt als auch eine direkt Verknüpfung dazu erstellt.

Druck ins Archiv

Im Vereinsmeister erstellte Belege, Serienbriefe, Mails oder Listen können direkt ins Archiv gedruckt werden. Dabei wird eine PDF-Datei erstellt, die dann automatisch aus dem Kontext mit Indexmerkmalen versehen wird und im Zielpfad abgelegt wird. Handelt es sich um ein Dokument mit einem fachlichen Bezug zu einem Mitglied (bspw. Rechnung oder Serienbrief), dann erfolgt auch die Verknüpfung mit dem entsprechenden Mitglied ganz automatisch.

Universelle Suche

Standardmäßig erfolgt eine Recherche nach der Dokumentenart und den dort definierten Indexmerkmalen. Universelle Suchmasken ermöglichen die Recherche nach Dokumenten auch über Indexfelder, die in mehreren Dokumentenarten gleich sind.

Besitzen bspw. sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen eine Rechnungsnummer als Indexmerkmal, erlauben universelle Suchmasken die Recherche nach allen Dokumentenarten, die eine bestimmte Rechnungsnummer haben.

Teilen von Dokumenten

In lokalen Netzwerkumgebungen (Mehrplatzbetrieb in einer Geschäfts- stelle) kann eine zentrale Ablage von Dokumenten auf einem Fileserver oder NAS erfolgen.

In verteilten Umgebungen (bspw. Zugriff von privaten PCs von zu Hause aus) kann eine Ablage auf einem Cloud-Speicher (Azure Blobs, NextCloud, WebDAV) erfolgen. Durch die im Vereinsmeister bereits vorhandene Cloud-Synchronisation werden auch die DMS-Daten zwischen den Anwendern synchronisiert.

Verschlüsseln von Dokumenten

Dokumenten können auf Wunsch automatisch transparent verschlüsselt werden (AES). Dadurch kann der Zugriff auf Dokumentendateien (bspw. in Cloud-Umgebungen) nochmal zusätzlich abgesichert werden.

Die Schlüsselerzeugung und -verwaltung erfolgt direkt durch den Vereinsmeister, so dass der Anwender die Verschlüsselung lediglich einschalten muss und sich danach nicht weiter darum kümmern muss.

Ob verschlüsselt oder unverschlüsselt abgelegt werden soll, kann pro Ablagepfad individuell festgelegt werden.


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Vereinsverwaltung - Beitragsabrechnung

Wiedervorlage und Fristen

Dokumente können mit einer Aufbewahrungs- und Löschfrist versehen werden. Durch Angabe eines Wiedervorlagedatums kann automatisch an eine Frist erinnert werden.

So wird keine Vertragsverlängerung, keine Zahlungsfrist und kein Wartungstermin mehr vergessen.

Versionierung und geschützte Ablage

Durch Aktivierung der Versionierung eines Dokumententyps werden bei einer Änderung des Dokumentes alle vorhergehenden Versionen beibehalten und können wiederhergestellt werden.

Wird ein Dokument als schreibgeschützt markiert, sind generell keine Änderungen oder Löschungen mehr möglich.

Mails und Vorlagen

Abgelegte Dokumente können mit als Mailanhang einer Serienmail versendet werden oder als Vorlage für Serienbriefe mit MS-Office oder SoftMaker herangezogen werden.

Da die Dokumente im Originalformat abgelegt werden, können diese auch aus dem Archiv heraus lokal gespeichert und mit der zugeordneten Anwendung wieder angezeigt oder geöffnet werden.

CRM

Durch die integrierte CRM-Funktion können Kontakte mit Mitgliedern oder externen Adressen kategorisiert und gespeichert werden. Dadurch kann eine Kontakthistorie aufgebaut werden.

Nach Kontaktarten kann im Mitgliederstamm gefiltert werden und eine Vorlage für eine entsprechende Auswertung liefern wir selbstverständlich auch direkt mit.

Zwei Modulversionen

Die SOLO-Edition des DMS-Moduls bietet den besonders preiswerten Einstieg in das Dokumentenmanagement für Einzelanwender, die eine "Standard-" oder "Professional"-Edition einsetzen. Hiermit ist eine Ablage von Dokumenten auf der lokalen Festplatte für einen Anwender möglich.

Die MULTI-Edition bietet alle Merkmake des Moduls und gilt für alle in einer Umgebung lizenzierten Anwender. D.h. das Modul muss lediglich ein Mal pro Umgebung bzw. pro vorhandener Basislizenz (nicht pro Anwender) lizenziert werden.

Alle Nutzer des DMS-Moduls müssen gleichzeitig auch durch eine Basislizenz des Vereinsmeisters ("Professional"- oder "Network"-Edition) abgedeckt sein. Das gilt auch dann, wenn die betreffenden Anwender ausschließlich das DMS-Modul nutzen und keine weiteren Funktioen der Basissoftware verwenden.

Lieferumfang

  • Aktivierungsschlüssel
  • Handbuch als PDF-Datei
Die Lieferung erfolgt entweder direkt zusammen mit einer bestellten Vollversion oder per Mail.

Systemvoraussetzungen

Es gelten die Systemvoraussetzungen des GLS Vereinsmeisters.

Speicherplatz auf der lokalen Festplatte, Fileserver oder NAS oder Cloud-Speicher je nach Anzahl und Größe der Dokumente.

Durch die Miete eines Cloud-Speichers können zusätzliche Kosten beim jeweiligen Anbieter entstehen.

Vorstellungsvideo

Ein kleines Vorstellungsvideo, das die wesentlichen Funktionen des Moduls einmal ganz kurz erläutert, finden Sie auf unserem Youtube-Kanal

Modul: DMS und CRM

Funktionen

  • Ablage von Dokumenten beliebiger Dateitypen (Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien, Scandokumente)
  • Speichern der Dokumente im Originalformat
  • Definieren verschiedener Dokumentenarten nach Art, Zweck und Bedeutung
  • Indexmasken mit Indexfeldern und Smartlinks
  • Schnelle Recherche von Dokumenten nach Dokumentenart und Indexfeldern
  • Textuelle Suche und maskenübergreifende Suche von Dokumenten
  • Strukturierte Ablage (Archiv, Ordner, Unterordner)
  • Verschieben von Dokumenten und Ordnern im Archiv
  • Referenzen (Verweise) ohne doppelte Ablage
  • (Teil-)automatisierte Ablage mit dynamischem Ablagepfad
  • Farbliche Hervorhebung von Dokumentenarten
  • Versionierung und geschützte Ablage
  • Transparente Verschlüsselung von Dokumenten
  • Hinterlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
  • Wiedervorlage
  • Verknüpfung mit Geschäftsobjekten (Mitglieder, Kontakte, Inventar, Buchungen)
  • Vorlagen und Mailanhänge aus dem Archiv verwenden
  • Direkter Druck von Belegen und Listen als PDF ins Archiv
  • Kontakthistorie für Mitglieder oder externe Adressen (CRM)
  • Berechtigungen auf Dokumente vergeben (Archivschlüssel)
  • Teilen von Dokumenten mit anderen Anwendern via Cloud-Speicher
  • Ablage von Dokumenten auf der lokalen Platte oder SSD
  • Azure Blobs, Fileserver, NAS, NextCloud oder WebDAV als Ablage verwenden
  • Externe Identitäten für Cloudspeicher pro Benutzer verwalten

SOLO

29,00 Kaufpreis

  • Ablage von Dokumenten beliebiger Dateitypen
  • Speichern der Dokumente im Originalformat
  • Definieren verschiedener Dokumentenarten
  • Indexmasken mit Indexfeldern und Smartlinks
  • Schnelle Recherche von Dokumenten nach Dokumentenart und Indexfeldern
  • Textuelle Suche und maskenübergreifende Suche von Dokumenten
  • Strukturierte Ablage (Archiv, Ordner, Unterordner)
  • Verschieben von Dokumenten und Ordnern im Archiv
  • Referenzen (Verweise) ohne doppelte Ablage
  • (Teil-)automatisierte Ablage mit dynamischem Ablagepfad
  • Farbliche Hervorhebung von Dokumentenarten
  • Versionierung und geschützte Ablage
  • Transparente Verschlüsselung von Dokumenten
  • Hinterlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
  • Wiedervorlage
  • Verknüpfung mit Geschäftsobjekten
  • Vorlagen und Mailanhänge aus dem Archiv verwenden
  • Druck von Belegen und Listen ins Archiv (PDF)
  • Kontakthistorie für Mitglieder oder externe Adressen (CRM)
  • Berechtigungen auf Dokumente vergeben
  • Teilen von Dokumenten mit anderen Anwender
  • Ablage von Dokumenten auf der lokalen Platte oder SSD
  • Azure Blobs, Fileserver, NAS, NextCloud oder WebDAV als Ablage verwenden
  • Externe Identitäten für Cloudspeicher pro Benutzer verwalten

MULTI besonders beliebt

58,00 Kaufpreis

  • Ablage von Dokumenten beliebiger Dateitypen
  • Speichern der Dokumente im Originalformat
  • Definieren verschiedener Dokumentenarten
  • Indexmasken mit Indexfeldern und Smartlinks
  • Schnelle Recherche von Dokumenten nach Dokumentenart und Indexfeldern
  • Textuelle Suche und maskenübergreifende Suche von Dokumenten
  • Strukturierte Ablage (Archiv, Ordner, Unterordner)
  • Verschieben von Dokumenten und Ordnern im Archiv
  • Referenzen (Verweise) ohne doppelte Ablage
  • (Teil-)automatisierte Ablage mit dynamischem Ablagepfad
  • Farbliche Hervorhebung von Dokumentenarten
  • Versionierung und geschützte Ablage
  • Transparente Verschlüsselung von Dokumenten
  • Hinterlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
  • Wiedervorlage
  • Verknüpfung mit Geschäftsobjekten
  • Vorlagen und Mailanhänge aus dem Archiv verwenden
  • Druck von Belegen und Listen ins Archiv (PDF)
  • Kontakthistorie für Mitglieder oder externe Adressen (CRM)
  • Berechtigungen auf Dokumente vergeben
  • Teilen von Dokumenten mit anderen Anwender
  • Ablage von Dokumenten auf der lokalen Platte oder SSD
  • Azure Blobs, Fileserver, NAS, NextCloud oder WebDAV als Ablage verwenden
  • Externe Identitäten für Cloudspeicher pro Benutzer verwalten
 

Anmerkungen und Fußnoten

Nicht alle hier genannten Funktionen sind in allen Editionen gleichermaßen verfügbar. Beachten Sie die o.g. Vergleichstabelle zu den Unterschieden.
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Programmfunktionen können ohne Ankündigung in nachfolgenden Updates geändert oder ersetzt werden.
Kostenfreie Updates gelten für die jeweils erworbene Hauptversion (also bspw. von V 6.0 bis V 6.9).